Zuarbeiten von internationalen Geschäftspartnern und Kollegen kommen oft zu spät?

Wer kennt es nicht: Die Fristen wurden zwischen beiden Seiten vereinbart und klar kommuniziert. Die eigenen Aufgaben wurden nicht nur pünktlich, sondern auch in sehr guter Qualität bearbeitet. Leider fehlt die Zuarbeit des [internationalen] Geschäftspartners oder Kollegen. Von Pünktlichkeit keine Spur. Erneut.

Wir verraten Ihnen, wie Sie die Termintreue auf ein neues Level heben!

Zunächst einmal möchte ich betonen, dass das Ausbleiben von Zuarbeiten viele Gründe haben kann. Um nur einige zu nennen:

  • Es kann kulturelle Hintergründe haben. Vielleicht ist Pünktlichkeit in Land X nicht genauso wichtig wie in Deutschland?
  • Ebenso kann die Persönlichkeit Ihres Gegenübers dafür verantwortlich sein. Vielleicht sind Ihrem Kollegen andere Dinge ganz einfach wichtiger oder er hat nie gelernt, immer 5 Minuten vor der Zeit anwesend zu sein [so definieren viele Deutsche im Übrigen Pünktlichkeit].
  • Oder es liegt an der Situation in der sich Ihr Gegenüber befindet. Überarbeitung ist beispielsweise nicht nur hierzulande ein Faktor.

Verständnis ist an dieser Stelle das A und O. Meiner Meinung nach wollen fast alle Menschen gute Leistungen zeigen. Stolz auf sich selbst und das Erreichte zu sein ist eine der Hauptantriebsfedern menschlichen Handelns.

Falls diese Annahme stimmt, sollten Sie sich fragen was Ihren Kollegen oder Geschäftspartner daran hindert, eine gute Leistung auch tatsächlich abzurufen?!

Lösungsvorschlag I: Reden Sie [konstruktiv] miteinander!

Der erste Lösungsweg, den Sie bestreiten sollten, ist ein persönliches Gespräch miteinander. Wichtig ist dabei, dass dieser Austausch möglichst face-to-face, mindestens aber via Telefon oder Videotelefonie laufen sollte. Bitte vermeiden Sie es unbedingt, Negatives schriftlich zu vermitteln!

Bei diesem Gespräch sollten Sie die kulturellen Werte Ihres Gegenübers beachten!

Hier finden Sie detaillierte Tipps für ein konstruktives Feedbackgespräch!

Lösungsvorschlag II: Führen Sie eine klar definierte Feedbackkultur ein!

Wie im ersten Lösungsvorschlag beschrieben, ist das richtige Geben und Nehmen von Feedback besonders wichtig; für das Miteinander der Kollegen aber auch für die Weiterentwicklung des Unternehmens. Ein Nicht-Ansprechen von negativen Dingen [beispielsweise eine verspätete Zuarbeit, über die Sie sich ärgern] führt nur selten zu langfristiger Harmonie, sondern eher dazu, dass sich negative Gefühle anstauen. Eben weil sie nicht aufgelöst werden.

Damit Feedback wirklich fruchtbar wird, sollte es diesbezüglich im Unternehmen ein einheitliches Vorgehen geben. Denn nur wenn alle Mitarbeiter wissen – wie Feedbackgespräche ablaufen sollen und welches große Potenzial eine gute, ehrliche Feedbackkultur hat – vermeiden Sie Kränkungen auf Seiten des Feedbacknehmers.

Lösungsvorschlag III: Passen Sie Ihren Kommunikationsstil an!

Hat sich die von Ihnen gewünschte Pünktlichkeit noch immer nicht eingestellt, könnten Sie auch über eine Änderung Ihres Kommunikationsstils nachdenken! Denn unter Umständen treffen Sie bei Ihrem internationalen Gegenüber noch nicht den richtigen „Ton“.

So könnten Sie beispielsweise …

  • … mehr Beziehungsorientierung in Ihre Kommunikation einfließen lassen.
  • direkter oder indirekter sein. Eventuell ist Ihre Kommunikation nicht verbindlich genug oder wird von Ihrem Gegenüber als zu harsch wahrgenommen.
  • hierarchischer oder demokratischer agieren. Manche Gesprächspartner bevorzugen beispielsweise striktere Anweisungen während andere mehr Eigenverantwortung brauchen, um eine gute Leistung und vor allem Motivation zu zeigen.

Lösungsvorschlag IV: Was ist eigentlich eine Deadline?

Rein kulturell gesehen gibt es sehr viele Möglichkeiten, mit Terminen umzugehen. Manche Kulturen haben beispielsweise einen eher lockeren Umgang mit dem Thema Pünktlichkeit, andere hingegen achten strikt darauf, immer zu vereinbarten Zeiten vor Ort zu sein oder Zuarbeiten pünktlich abzugeben.

Sind Sie sich sicher, dass Ihr Gegenüber die gleiche Vorstellung von Deadlines und Pünktlichkeit hat? Weiß er oder sie, was Sie bezüglich Pünktlichkeit erwarten?

Sprechen Sie gemeinsam darüber!

Hier finden Sie weitere Tipps für einen konstruktiven Umgang mit unterschiedlichen Zeitkonzepten!

BTW: Die deutsche Übersetzung für Deadline ist Todeslinie, was doch sehr martialisch klingt.

Lösungsvorschlag V: Änderungen an der Organisation

Davon ausgehend, dass jeder Mensch gern gute Leistung zeigt, könnten auch tiefergehende Gründe für verspätete Zuarbeiten vorliegen. Dementsprechend helfen unter Umständen auch nur tiefergehende Veränderungen an Ihrer Organisation.

  • Hat ihr Gegenüber eventuell nicht genug Zeit, um gute/pünktliche Arbeit abzuliefern, weil er zu viele andere Aufgaben hat und dadurch überfordert ist?
  • Hat er zu wenige Befugnisse, um die Zuarbeit pünktlich abzuliefern [weil er für die Aufgabe eventuell auf interne Ressourcen angewiesen ist, die für ihn schwer verfügbar sind]?
  • Sind Sie für Ihren Gegenüber nicht wichtig genug, um Zuarbeiten pünktlich abzuliefern? Dann könnten Sie Ihr Gegenüber beispielsweise so an sich binden, dass er oder sie es sich nicht leisten kann, sie zu verärgern.

All diese Ideen erfordern einerseits eine genaue Analyse des Problems. Andererseits sind dafür aufwendigere Änderungen notwendig, die aber auch zu besonders nachhaltigen Lösungen führen können.

Ich würde mich sehr freuen, wenn der ein oder andere Lösungsvorschlag dabei hilft, Ihre internationale Zusammenarbeit zu verbessern. 🙂


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Über Markus Eidam

Nach meinem insgesamt vierjährigen Aufenthalt in verschiedenen Ländern dieser Welt bin ich seit dem Jahr 2004 Geschäftsführer bei den Auslands-Experten von Eidam & Partner. In jüngeren Jahren habe ich Interkulturelle Kommunikation, Erwachsenenbildung und Psychologie studiert und mich zum Trainer, Coach und Personalfachwirt der IHK ausbilden lassen. Unser Unternehmen bietet Ihnen Interkulturelles Training, Interkulturelles Coaching, Consulting und eLearning zu 80 Zielländern.
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