Ausbleibende E-Mail-Antworten verhindern ein effizientes Arbeiten und können Nerven kosten. Zumindest dann, wenn man selbst auf eine wichtige Antwort wartet, die aber partout nicht eintreffen möchte. Unser heutiger Beitrag wird Ihnen Tipps und Strategien mit auf den Weg geben, wie Sie Ihre E-Mail-Antwortquote bei ausländischen Kontakten gezielt verbessern können.
Eines vorneweg: Ein Allheilmittel existiert nicht. Es gibt jedoch einige Dinge, die helfen können.
Zunächst einmal stellt sich beim Kontakt mit Menschen aus anderen Ländern die Frage, wie Dringlichkeit überhaupt zum Ausdruck gebracht wird. In Deutschland tut man dies meist durch Sprache: Ist etwas wichtig oder dringend, dann sagen Deutsche oft „Das ist wichtig!“, sie versehen eine E-Mail mit hoher Priorität oder SCHREIBEN IN GROSSBUCHSTABEN. In jedem Fall drücken Deutsche Dringlichkeit gern und oft sprachlich aus.
Nun gibt es einige Kulturkreise, in denen man die Wichtig- oder Dringlichkeit einer Sache anders ausdrückt: Beispielsweise durch häufiges Ansprechen, durch mehrmaliges Nachfragen oder eben mehrere E-Mails. Die grundlegende Frage ist also nun: Hat ihr Gegenüber überhaupt verstanden, dass Ihnen eine Antwort wichtig ist? Vielleicht sollten Sie Dringlichkeit in Zukunft weniger über Sprache ausdrücken…
Tipps bei ausbleibenden E-Mail-Antworten
- Greifen Sie eher zum Telefon, als zur E-Mail! Auch wenn es mit größerem Zeitaufwand verbunden ist, brauchen wichtige Dinge das richtige Medium. Schließlich gratulieren Sie Ihrem Partner/Ihrer Partnerin auch nicht per E-Mail zu wichtigen Jubiläen. :-). Und denken Sie daran: Auf E-Mails zu beharren, obwohl man keine Antworten bekommt, ist leider auch nicht zielführend.
- Sorgen Sie für eine gute Beziehung zu Ihren Kontaktpersonen! In vielen Ländern außerhalb Zentraleuropas läuft Vieles über Beziehungen. Je enger Ihre Beziehung zueinander ist/je mehr Persönliches und Privates Sie voneinander wissen, desto höher ist die Antwortwahrscheinlichkeit und -geschwindigkeit. Im Umkehrschluss heißt dies aber auch: keine Beziehung = kein/schlechtes Business!
- In Deutschland wird eine E-Mail unterbewusst gern als Äquivalent zu einem Brief gesehen. E-Mails haben also eine hohe Verbindlichkeit; sie sind quasi elektronische Dokumente; zumindest in den Augen vieler Deutscher. Nun: Nicht jede Kultur misst einer E-Mail eine so hohe Bedeutung bei. Deshalb gilt: Verschicken Sie keine ellenlangen Mails, sondern lieber Kurze mit Anhang! Ein Dokument im Anhang einer Nachricht hat – im Vergleich zu einer E-Mail – für fast alle Menschen einen hohen Stellenwert.
- Setzen Sie wichtige Personen aufs CC Ihrer E-Mail! Liest beispielsweise der Abteilungsleiter mit, weil er auf CC gesetzt wurde, wird die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gegenüber antwortet, mit Sicherheit steigen. Vorsicht: Dieses Mittel sollten Sie mit Bedacht einsetzen. Zum Beispiel für Fälle, in denen Sie sehr dringend eine Antwort benötigen. Sonst nutzt sich dieser Effekt sehr schnell ab. Das CC von E-Mails wirkt vor allem bei Menschen, die sehr auf Hierarchien bedacht sind, wie beispielsweise einen Großteil der Inder, Chinesen, Japaner, Südkoreaner, Araber oder auch viele Menschen aus Afrika.
- Arbeiten Sie mit klaren, aber freundlich gehaltenen Deadlines und erklären Sie Ihrem Gegenüber dabei auch, warum eine pünktliche Antwort für Sie wichtig ist: Was passiert mit Ihnen, wenn die Antwort ausbleibt oder verspätet eintrifft? Schreiben Sie dies in Ihre E-Mail und helfen Sie Ihrem Gegenüber damit, Sie zu verstehen!
Der Königsweg…
… bei ausbleibenden E-Mails ist noch immer ein klärendes Gespräch: Konstruktiv. Am Telefon, via Skype oder persönlich. Unter Rücksichtnahme auf kulturelle Unterschiede.
Wichtig ist dabei: Kritik bitte NIEMALS schriftlich äußern!
Wählen Sie beim mündlichen Äußern von Kritik zunächst eine kleine Eskalationsstufe: Beim ersten Ansprechen von Dingen, die verbessert werden sollen, beginnen Sie beispielsweise mit „Ich würde mir wünschen, dass…“. Klappt es dann immer noch nicht, können stärkere Formulierungen wie „Ich möchte…“ und später „Ich erwarte…“ folgen.
Ein finaler Hinweis
Ob jemand auf eine E-Mail antwortet oder nicht, hat nicht immer kulturelle Gründe. Sprich: Nur weil jemand Inder ist, heißt das nicht, dass er deswegen nicht auf E-Mails antwortet. Es gibt auch viele Inder, die sich sehr schnell auf E-Mails zurückmelden. Werfen Sie also nicht alle Menschen in einen Topf, sondern schauen Sie lieber auf die Kultur UND die Persönlichkeit jeder Kontaktperson.
Machen Sie Ihr internationales Arbeiten noch einfacher: Buchen Sie ein interkulturelles Training!
Weitere hilfreiche Tipps zu internationalen E-Mails gibt es – neben vielen weiteren Strategien – in unseren länderübergreifenden Interkulturellen Trainings. Zu unserem Leistungsspektrum gehören aber auch länderspezifische Workshops, Entsendungsvorbereitung oder interkulturelle eLearning-Module.
Für ein produktives globales Miteinander sollten Sie sich auf jeden Fall auch mit direkter und indirekter Kommunikation auskennen! Klicken Sie sich am besten gleich in den dazugehörigen Artikel rein!
Literaturempfehlungen zum Thema „Interkulturelles Training“
1 Kumbruck, Christl/Derboven, Wibke: „Interkulturelles Training: Trainingsmanual zur Förderung interkultureller Kompetenzen in der Arbeit“, Berlin/Heidelberg: Springer-Verlag
2 Kempen, Regina/Schumacher, Svenja/Engel, Anna Maria/Hollands, Lisa: „Interkulturelle Trainings planen und durchführen: Grundlagen und Methoden“, Göttingen: Hogrefe-Verlag
3 Ang-Stein, Claudia: „Interkulturelles Training: Systematisierung, Analyse und Konzeption einer Weiterbildung“, Wiesbaden: Springer Fachmedien-Verlag
4 Mazziotta, Agostino: „Interkulturelle Trainings: Ein wissenschaftlich fundierter und praxisrelevanter Überblick [essentials]“, Wiesbaden: Springer Fachmedien-Verlag
5 Reisch, Bernhard: „Interkulturelles Personalmanagement: Internationale Personalentwicklung, Auslandsentsendungen, Interkulturelles Training“, Wiesbaden: Gabler
