Feedback ist tatsächlich keine einfache Sache. Zumindest wenn es um Negatives bzw. Verbesserungswünsche geht. Der Feedbackempfänger kann sich beispielsweise schnell angegriffen fühlen, er oder sie kann Gesagtes falsch verstehen oder nicht gewünschte Schlüsse ziehen.
Fügt man nun noch den Faktor „Kultur“ zu dieser Gleichung hinzu, kann das Geben von Feedback um Einiges komplizierter werden. Ich möchte Ihnen deshalb Praxistipps und -strategien an die Hand geben, wie Sie Ihr Feedback international zielführend und konstruktiv aufbauen können.
Ich konzentriere mich dabei vor allem auf negatives Feedback, denn das Vermitteln von Lob und Komplimenten bringt meist wenig Konfliktpotenzial mit sich.
Ehrliches Hinterfragen im Vorfeld
Was ist das Problem? Warum ist es für mich überhaupt ein Problem? Aus Gewohnheit oder begründeter Weise?
Die Frage, warum ein Problem ein Problem ist, ist sehr wichtig. Poche ich zum Beispiel auf Pünktlichkeit, weil es mir persönlich wichtig ist? Oder poche ich auf Pünktlichkeit, weil sonst ein wichtiges Produkt nicht rechtzeitig zum Kunden gebracht werden kann und deshalb viel Geld verloren geht?
Viele Menschen tendieren dazu, anderen ihre Werte aufzuzwingen, ohne dass es dafür einen nachvollziehbaren Grund gibt. Rechtfertigungen sind dann oft: „Wir machen das hier halt so!“, „Ich möchte das so.“ oder „Mir ist das wichtig.“
Können Sie den Veränderungswunsch gegenüber dem Feedbackempfänger nicht objektiv begründen, sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie dafür tatsächlich einen Konflikt in Kauf nehmen wollen. Eventuell ist es in diesem Fall an der Zeit, tolerant zu sein und seine eigenen Wünsche und Vorstellungen nicht über die des anderen Menschen zu stellen. 🙂
Bereiten Sie sich gut vor!
Nehmen wir einmal an, Sie haben sich dazu entschlossen, Feedback zu geben. Fragen Sie sich im Vorfeld des Gesprächs bitte:
- Wie schätze ich die kulturellen Eigenheiten meines Gesprächspartners ein? Ist sie oder er eher direkt oder indirekt? Sach- oder Beziehungsorientiert? Ist Hierarchie ein wichtiges Thema oder bevorzugt mein Gegenüber eher ein Gespräch auf Augenhöhe?
- Diese drei Kulturdimensionen spielen bei internationalen Feedbackgesprächen meiner Erfahrung nach die größte Rolle.
Das Gespräch beginnt
1. Wählen Sie einen neutralen Ort [das Büro von einem der Beteiligten ist im Übrigen kein neutraler Ort], der idealerweise eine positive Stimmung erzeugt; beispielsweise ein schickes italienisches Restaurant.
2. Sprechen Sie schwierige Themen immer face-to-face und nie per E-Mail und am besten auch nicht am Telefon an!
3. Lassen Sie zuerst Ihr Gegenüber berichten! Fragen Sie nach seiner/ihrer Meinung zur Situation. Wichtig ist hierbei, dass Sie ein erhaltenes Feedback richtig annehmen.
4. Re-Formulieren Sie das Gesagte Ihres Gegenübers! Dies zeigt Verständnis und sichert, dass Sie keinem Missverständnis auf erliegen. Dies ist besonders wichtig, wenn beide Personen nicht die gleiche Muttersprache haben.
5. Berichten Sie, wie Sie die Situation erlebt haben, was Sie als Problem ansehen und vor allem warum es ein Problem für Sie ist!
- Beschuldigen Sie dabei Ihr Gegenüber nicht!
- Betonen Sie die positiven Aspekte Ihrer Zusammenarbeit! Es sollten mehr positive und maximal zwei negative Aspekte genannt werden [konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Verbesserungswünsche].
- Sagen Sie, dass Sie an einer guten Zusammenarbeit interessiert sind!
- Negatives sollte unter Umständen indirekt und mit viel Herzlichkeit formuliert werden, falls Ihr Gegenüber ein indirekter und beziehungsorientierter Mensch ist!
- Es macht zudem Sinn, zwischen Fakten [Was habe ich objektiv beobachtet, gesehen, gelesen?] und Gefühlen [Was bedeutet ein bestimmtes Verhalten für mich? Wie fühle ich mich dabei?] zu unterscheiden, um konstruktiv zu bleiben.
6. Fragen Sie nach einem Lösungsvorschlag Ihres Gegenübers!
7. Vereinbaren Sie gemeinsam Lösungen und diktieren Sie diese nicht einseitig!
8. Woran kann man Veränderungen konkret messen? Vereinbaren Sie einen Folgetermin, um über die Zielerreichung zu sprechen.
Ist Ihr Gegenüber eher hierarchie-orientiert, sollten Sie im Gespräch mehr Stärke zeigen. Führen Sie mehr, schlagen Sie Lösungen eher vor, betonen Sie sehr deutlich, wie wichtig das Einhalten der Vereinbarungen für Sie ist! Der Drahtseilakt ist hierbei, die Führungsrolle zu übernehmen ohne Lösungen einseitig zu diktieren.
Konflikte sind wichtig!
Abschließend möchte ich gern darauf hinweisen, dass immens wichtig ist, über negative Dinge zu sprechen. Beim Miteinander von Menschen gibt es immer Reibungen und Unterschiede, weil Menschen nun einmal Individuen sind, die unterschiedlich denken, fühlen und handeln. Das ist alles andere als ungewöhnlich.
Problematisch wird es erst, wenn Sie Bedenken, Probleme oder Wünsche nicht aussprechen, sondern aussitzen. Denn der Konflikt verschwindet nicht einfach. Viel eher wird aus einem kleinen Problemchen schnell ein Berg an Problemen, der zu einer nachhaltigen Störung der Beziehung führen kann.
Also? Ran an die Konflikte! Konflikte sind positiv! Jede Meinungsverschiedenheit bietet immer ein großes Potenzial an Weiterentwicklung für alle beteiligten Personen. Nun wissen Sie auch, wie sie damit besser umgehen können.
Wir optimieren Ihre Feedbackkultur!
Das hier vorgestellte Hintergrundwissen stammt aus unseren länderübergreifenden Trainings, in denen wir Ihnen gern interaktiv und spannend aufbereitetes Know-how aus der internationalen Arbeitswelt vermitteln.
Seit dem Jahr 2004 haben unsere Senior-Expert_innen tausende Teams und Organisationen beim Optimieren ihrer globalen Kommunikation unterstützt. Sie benötigen Input und praxis-taugliche Strategien [zum Beispiel beim Aufbau einer gewinnbringenden Feedbackkultur]? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
Literaturempfehlungen rund um interkulturelle Trainings
1 Herbrand, Frank: „Fit für fremde Kulturen. Interkulturelles Training für Führungskräfte“, Bern/Stuttgart/Wien: Verlag Paul Haupt.
2 Kempen, Regina/Schumacher, Svenja/Engel, Anna Maria/Hollands, Lisa: „Interkulturelle Trainings planen und durchführen: Grundlagen und Methoden“, Göttingen: Hogrefe-Verlag
3 Mazziotta, Agostino: „Interkulturelle Trainings: Ein wissenschaftlich fundierter und praxisrelevanter Überblick [essentials]“, Wiesbaden: Springer Fachmedien-Verlag
4 Fetscher, Doris/Hinnenkamp, Volker: „Interkulturelles Kommunikationstraining und das Managen der interkulturellen Situation“, in: „Sprache und Literatur“ 74/1, 67-89
5 Müller-Jacquier, Bernd/ten Thije, Jan D.: „Interkulturelle Kommunikation: interkulturelles Training und Mediation“, in: Becker-Mrotzek, M./Brünner, G./Cölfen, H. [Hrsg.]: „Linguistische Berufe“, Frankfurt a. M./Berlin/Bern/Bruxelles/New York/Oxford/Wien: Lang, 39-57.
